Reuniões eficazes: a tríade do sucesso

O exercício, aparentemente, simples de agendar reuniões, conduz, não raras vezes, à redundância de erros que nos fazem perder muito tempo, aquele recurso que reconhecemos como precioso e finito.

Resultado da repetição destes equívocos, a palavra reunião está, alguma vezes, conotada com um momento desvalorizado. Ainda que nos dias de hoje se possa optar por reuniões on-line, as elementares regras de organização e planeamento aplicam-se de igual forma.

Se o objectivo é organizar reuniões eficazes, promovendo a participação das pessoas com tempo de qualidade, o foco deve centrar-se em três vértices:

1. Preparação adequada

2. Condução adequada

3. Avaliação adequada

Na minha opinião, um planeamento orientado e coerente é a pedra basilar e, por esse motivo, deve ser favorecido e tomado como uma boa prática.

Se a gestão do tempo e a planificação do trabalho fossem uma área devidamente configurada, a maior parte das reuniões teriam um carácter “importante, mas não urgente”, o que permitiria o seu agendamento com um confortável espaço de tempo.

Para preparar uma reunião com eficácia, centre o processo de planeamento tendo como referência:

• Definir o objetivo

• Definir a ordem de trabalhos

• Listar os participantes

• Fixar local, data, hora e duração

• Preparar os documentos necessários

• Providenciar os equipamentos necessários

• Elaborar e distribuir a convocatória e os documentos necessários

Se todas as questões anteriores fossem acauteladas, cumprir-se-ia, assim, o cordato prazo de receber convocatórias com uma antecedência de 8 a 15 dias, o que seria excepcional para um planeamento estratégico do tempo.

E seria expectável que se cumprisse o protocolo e o convocado confirmasse ou declinasse presença em 48 horas, evitando, assim, as horas perdidas em follow-ups telefónicos “recebeu, não recebeu, confirma, não confirma”.

No dia da reunião, antecipadamente preparada com foco na qualidade, a continuidade da eficácia depende, numa grande parte, de uma mestria na condução dos participantes e dos temas em apreço. Quem lidera a condução da reunião poderá ser coadjuvado nesta tarefa (registo para efeitos de acta ou notas) mas a batuta principal estará sempre na sua mão.

É o momento do talento de gerir o débito comunicacional de cada participante, de restringir intervenções e posturas inoportunas, de promover a participação de todos de forma equitativa, de adequar a liderança em função do momento e do comportamento.

Se este savoir faire estiver presente será, também, fluído o processo de avaliação, que permite realizar etapas intermédias de sistematização entre cada ponto da ordem de trabalhos e uma necessária avaliação final que relembre e vincule datas, decisões e responsáveis.

Esta avaliação será mais do que uma etapa de fecho. Será uma etapa que se transfere, como plafond, para a preparação da próxima reunião.

Antes de fechar, considere a interessante ferramenta que os MEMOS podem ter na tríade de sucesso das reuniões eficazes.

Este artigo foi escrito ao abrigo do antigo Acordo Ortográfico