Gerir o tempo de A a Z

O tempo tem uma significação ambivalente na nossa vivência. Dependendo do contexto e/ou das pessoas que nos rodeiam, pode estagnar e/ou voar. Olharemos o relógio e o tic tac será universal, mas a forma como percepcionamos e interpretamos os ponteiros é uma realidade individual.

Independentemente desta significação individual, há um conjunto de evidências às quais devemos atender para que possamos fazer uma melhor gestão de tempo, conscientes de que este é um recurso valioso que não beneficia de créditos.

A. Avaliação | Considere que a forma mais sensata de confirmar a sua optimizada utilização do tempo é, de tempos a tempos, fazer uma avaliação, sem que haja lugar a culpas ou remorsos. Percorra a agenda onde anotou os seus objectivos, prioridades e planeamento e tire as suas próprias conclusões.

B. Bom senso | Assuma que o dia só tem 24 horas e que a fruição de descanso e de socialização integra as necessidades humanas. Use, assim, de bom senso, no planeamento do seu tempo, assumindo prioridades e limites. Aplica-se, aqui, o dizer “não queira colocar o Rossio na Rua da Betesga”.

C. Chronos | Conheça o Deus Grego que simboliza o tempo cronológico, a sequência mensurável e objectiva do passar do tempo. É o Tic Tac, expresso na contabilidade dos segundos, minutos e horas.

D. Disciplina | Interiorize que é essencial determinar objectivos e investir no seu planeamento, mas que este processo integrado só se torna real pela disciplina pessoal. Assumir o comando das nossas vidas é fundamental, evitando o acaso e a sorte.

E. Emoção | Perceba que a dimensão emocional está inevitavelmente presente na gestão do tempo, pelo que identificar os estados emocionais e trabalhar na sua auto-regulação será, também, um investimento de tempo.

F. Foco | Tenha a capacidade de aplicar a Lei de Pareto[1] e perceber onde está o essencial em detrimento do acessório, evitando as distrações que lhe fazem perder tempo.

G. Gestão | Defina um plano de gestão estratégica em relação ao seu tempo. A competência temporal, uma valiosa soft skill, é a atitude resultante da tomada de consciência de que os resultados a alcançar no futuro dependem de cada uma das ações realizadas no presente.

H. Humildade | Assuma que em alguns momentos necessita do apoio e colaboração dos seus semelhantes para uma melhor gestão do seu tempo. Este processo é baseado numa dialéctica e consciencialize que comportamento gera comportamento.

I. Interrupções | Identifique a natureza das interrupções não planeadas que lhe fazem perder eficácia nas tarefas que tem à sua responsabilidade. São auto-geradas e/ou são externas? Atente que um trabalho que demoraria 2 horas, por força de regulares interrupções não planeadas vai consumir 3 ou 4 horas com uma possibilidade clara de perda de eficácia e passível de gerar stress.

J. Justiça | Use de justiça para consigo e para com os outros na gestão do tempo.

K. Kairos | Conheça o Deus Grego que simboliza o tempo situacional. É o tempo da Oportunidade, como se todas as forças se alinhassem. Se as distrações e desperdiçadores de tempo forem densas o Kairos passa sem que tenhamos essa noção. Passou e não volta a passar.

L. Lucidez | Aplique o seu tempo com sabedoria, identificando onde estão as pessoas e os contextos que merecem o seu tempo. Active o seu Locus de Controle Interno e decida se o contexto o afecta e a proporção em que o vai deixar afectar. Evite que se deixe submergir.

M. Maturidade | Trabalhe o seu mundo interior e identifique os seus pontos fortes e áreas de melhoria, usando esse conhecimento a seu favor. A maturidade adquire-se com a forma como lidamos e aprendemos com as experiências.

N. Não | Aprenda a dizer ”não” nas circunstâncias em que analisa e considera ser aplicável. Aceite este desafio e se quiser saber um pouco mais leia este artigo.

O. Objectivos | Defina objectivos. Um dia, Séneca escreveu que “nenhum vento sopra a favor para quem não sabe para onde ir”. Definir um porto de chegada com base na sigla SMART ajuda a elucidar como se deseja gerir o tempo ou a filtrar as prioridades.

P. Planeamento | Planeie. Ter objectivos é uma boa intenção que só é efectiva se passarmos à fase sucedânea de planear para a sua concretização.

Q. Qualidade | Adquira a consciência do tempo de qualidade, que se assume como uma âncora na gestão do tempo. Mais do que ter tempo para fazer as coisas – foco na eficácia – é nuclear sentir prazer na sua fruição – foco na qualidade.

R. Ritmo | Identifique o seu ritmo biológico – cotovia, coruja, ou natureza hibrida – e a partir desse conhecimento planeie o seu dia com natural adaptação. Utilize os períodos em que está com mais energia para fazer as tarefas desagradáveis, mais difíceis, mais morosas ou que faz pela primeira vez ou só faz pontualmente. Nos períodos de menor energia planeie as tarefas rotineiras, menos exigentes e, idealmente, deveria descansar nesse momento.

S. Saúde | Pense que quando planeia o seu tempo está, também, a planear a sua saúde física e mental. Um bem precioso, como se entende.

T. Tempo | Decida ter tempo para ter tempo de qualidade. Parece uma história de pensamento mágico infantil, mas poderá ajudar na mentalização desta verdade à la palisse.

U. Urgência | Compreenda e faça compreender sobre o verdadeiro significado da palavra “urgente” e evite a sua utilização abusiva, sob pena de um dia viver na primeira pessoa a história de “Pedro e do Lobo”.

V. Vida | Interiorize que a sua gestão de tempo tem uma relação directamente proporcional com a sua qualidade de vida.

W. Win-Win | Assuma que o processo de gerir tempo envolve sempre outras pessoas e que se houver satisfação equilibrada de todas as partes a vida será necessariamente mais agradável.

X. Xadrês | Jogue xadrez de vez em quando. Ou outro jogo de tabuleiro que estimule o seu pensamento analítico e estratégico.

Y. Ying-Yang | Reconheça que as forças existem, mas que lhe cabe a responsabilidade de gerir as suas proporções.

Z. Zelo | Zele cuidadosamente pelo seu tempo. Poderá ter tudo e tudo a seu favor mas sem tempo – e tempo de qualidade – será tudo em vão.

A gestão de tempo está intimamente relacionada com a gestão do comportamento individual. Sucumbir ao mito de que a realidade é totalmente controlada por acontecimentos externos esvazia o que de mais importante temos enquanto seres pensantes – a responsabilidade e acção.

Assuma a responsabilidade e a acção na gestão do seu tempo.

[1] Conhecida, também, como a Lei dos 80/20, que expressa que 20% dos nossos esforços traduzem 80% dos nossos resultados.